El Ayuntamiento de Terrassa pone en marcha el proyecto Cuidamos Terrassa, un sistema único de gestión integral del mantenimiento del espacio público en la ciudad, articulado en torno a nuevas herramientas tecnológicas y que permite la participación directa de la ciudadanía. El Ayuntamiento apuesta así por la innovación y modernización de los sistemas informáticos de gestión, que ayuden a optimizar y mejorar la prestación de los servicios, ganando en agilidad y aprovechando mejor los recursos disponibles. Cuidamos Terrassa responde al modelo de administración moderna, abierta, flexible y accesible que quiere ser el Ayuntamiento de Terrassa.

Además, esta iniciativa contribuye a impulsar el programa El Ayuntamiento que me gusta, que tiene como objetivo una atención ciudadana de calidad, cercana, rápida y eficaz, en la línea de medidas como la cita previa con los trámites, el gestión de colas o el servicio de IdCat Móvil, entre otros.

El desarrollo de la primera fase de Cuidamos Terrassa ha supuesto una inversión de 120.000 euros.

El Proyecto Cuidamos Terrassa contempla dos grandes ámbitos:

1. Un sistema informático para la gestión del mantenimiento, para uso de servicios municipales y empresas externas -composat por un software – GMAO -, un sistema de geolocalización GIS, una web de acceso para proveedores y una app para trabajadores y trabajadoras.

2. Una app dirigida específicamente a la ciudadanía y una actualización del canal web para la gestión de incidencias (www.terrassa.cat/cuidemterrassa), para facilitar una comunicación bidireccional, ágil y eficiente.

La motivación parte de tres aspectos:

1. De los compromisos recogidos en el Plan de Mandato vigente en cuanto a la voluntad de mejorar la calidad de los espacios públicos que compartimos, de reforzar la transparencia de la gestión municipal y de mejorar la calidad de la participación ciudadana.

2. De las necesidades detectadas por los propios servicios con respecto al actual sistema de gestión del mantenimiento de la ciudad.

3. De la concepción del espacio público entendido este como un lugar común, que va más allá de un espacio físico, y en el que participan e interactúan múltiples agentes.

Con la implantación de las medidas propuestas se espera, a nivel de administración municipal:

o Simplificación y automatización de procesos y procedimientos.

o Incremento de la coordinación y de la eficacia y eficiencia de los servicios.

o Control y gestión del inventario municipal

o Disponer de información útil y detallada sobre el estado del espacio público y detección de necesidades para la toma de decisiones, definición de estrategias y mejora continua.

o Disponer de una visión global de la actividad realizada para la rendición de cuentas.

o Optimización de los recursos.

Resultados esperados para con la ciudadanía:

o Mejora de la atención ciudadana con una nueva herramienta más cercana y accesible.

o Mejora de la calidad de servicio con más agilidad en la gestión, mayor control y reducción de tiempos de respuesta.

o Incremento de la transparencia y la información, posibilitando un seguimiento continuo desde web y móvil del estado de sus incidencias.

De este modo, el proyecto Cuidamos Terrassa posibilitará:

1. Optimizar los recursos que el Consistorio destina al mantenimiento del espacio público, tanto en cuanto a los recursos materiales, como con respecto al trabajo del personal municipal, mediante la modernización y mejora de la eficiencia de los procesos de trabajo, organización de las tareas y el gasto en recursos.

2. Reforzar y mejorar la comunicación con la ciudadanía, ya que permite conocer sus necesidades, pero también haciendo posible una respuesta más ágil, transparente y adecuada a sus peticiones.

Qué es GMAO?

GMAO son las siglas del programa de Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador, que permite recoger los avisos de incidencias y gestionar las órdenes de trabajo para garantizar el correcto mantenimiento del espacio público y de los elementos que hay en este. En una primera fase se ha implantado en los servicios de Movilidad, Gestión del Espacio Público (GEP), la empresa Eco-Equip y la Sección de Residuos del Servicio de Medio Ambiente.

El GMAO adquirido por el Ayuntamiento denomina Rosmiman y ha sido desarrollado por la empresa Idasa. El nuevo sistema de gestión integral se basa en la informatización de todos los procesos, desde las fuentes de información de las incidencias hasta la intervención de los trabajadores y las trabajadoras municipales, pasando por el inventario, la asignación y la organización de las tareas, así como la actividad de las empresas adjudicatarias. Hasta ahora, se utilizaban diversos programas y con este se unifica y moderniza el sistema informático.

Implantación progresiva:

Desde el mes de mayo los servicios municipales operan con el software central – GMAO -y el sistema de geocalització – GIS -, y este mes de octubre se ha puesto en marcha el portal para los proveedores. Con la presentación de la app ciudadana y el canal web, se culmina una parte muy importante del proyecto, que terminará el primer trimestre de 2019, cuando se ponga en funcionamiento la app para los trabajadores y trabajadoras.

Este proyecto se ha desarrollado fijándose en la experiencia del Servicio de Mantenimiento y Proyectos del Servicio de Educación quien lo utiliza desde hace años para la gestión de sus edificios.

¿Por qué una app Ciudadana?

Porque es una manera rápida, cómoda y sencilla para que la ciudadanía informe al Ayuntamiento de cualquier incidencia o desperfecto que detecte en el espacio público, desde un banco que esté roto, a una señal de tráfico caído, de un agujero en el pavimento o de un contenedor que esté lleno. Y también para reducir el uso de las redes sociales y correo electrónico como medio de entrada de comunicación de incidencias ya que estos canales dificultan el control y seguimiento de los avisos ciudadanos.

Con la app, además de comunicar las incidencias, la ciudadanía podrá hacer un seguimiento de su demanda y recibir información de su evolución; con lo que se establece una comunicación bidireccional. De este modo, el Ayuntamiento ofrece a terrasenses un nuevo canal de relación con la administración, más cercano y adaptado a la realidad social actual en la que predomina el uso de dispositivos móviles.

Funcionamiento de la app

El funcionamiento de la app es muy sencillo. Basta con descargar la app Cuidamos Terraza de manera gratuita para Android en Google Play y próximamente estará en la App store para iPhone, y seguir los siguientes pasos:

1. Descarga la app o entra en la web municipal en el apartado Cuidamos Terrassa

2. Elige el elemento urbano que ha sufrido desperfectos

3. Elige el tipo de incidencia

4. Indica su ubicación en el plano

5. Adjunta una fotografía para que identificamos correctamente el elemento

6. Añadir observaciones si lo crees necesario

7. Finaliza el trámite de aviso

¿Qué proceso sigue el aviso?

• Todos los avisos que nos llegan a través del 010, OAC, XXSS, APP Cuidamos Terrassa …. unifican en un solo programa, el GMAO – Rosmiman, por lo que ya no se utilizará el programa del registro municipal.

• A partir del elemento afectado y el tipo de desperfecto, el sistema reenvía el aviso al servicio competente. Para poder hacer esta asignación de forma automática previamente se ha introducido al sistema el inventario de elementos situados en la ciudad con indicación de quien los gestiona.

• Una vez lo recibe el servicio, el departamento administrativo comprueba que todos los datos son correctos, genera la petición de servicio (PDS) y la deriva hacia la sección, departamento o personal técnico correspondiente.

• Estos valoran la intervención a realizar y asignan la tarea al equipo / empresa externa que se encargarán de resolverlo, que les llega vía web de proveedores o APP para el personal.

• Los operarios realizan los trabajos y cierran la petición de servicio (PDS)

También desde la web municipal

Desde la web www.terrassa.cat/cuidemterrassa se pueden introducir incidencias y hacer seguimiento de su evolución. Los pasos para crear los avisos son los mismos que en el APP.

Un plan de formación para los trabajadores

El personal municipal que utiliza el GMAO ha asistido previamente a las sesiones de formación para dotarlos de las capacidades y competencias necesarias para utilizar esta herramienta informática de gestión integral.

• Segundo trimestre 2.017: se realizan sesiones sobre Gestión del cambio, a los diferentes servicios implicados en la fase 1.

• Tercer trimestre 2017: Se realizan pruebas de funcionamiento del GMAO – Rosmiman – y de la APP para el personal.

• Primer trimestre 2018: Se inicia un programa de acciones formativas para el personal municipal que tenga que utilizar el GMAO, con contenidos adaptados a diferentes necesidades: desde las personas que deben introducido los avisos de la ciudadanía hasta los que deben hacer una gestión completa del proceso. Personal del 010, de las oficinas de atención ciudadana, coordinación de distritos, policía municipal y servicios del Área de Territorio y Sostenibilidad. También se realizó formación a personal de las empresas externas que actualmente tienen adjudicados contratos de mantenimiento.

• Mayo 2018: Entrada en producción del GMAO

Datos de Terrassa

Número de habitantes: 216.784

Toda superficie: 70.096.664,04

• barrios y áreas industriales 25.797.928,80

• áreas industriales 4.386.981,22

• urbana residencial 21.410.947,58

• Resto superficie municipal 44.298.735,24

Superficie de aceras, calzadas y longitud de las calles:

• Calzadas m2: 3154610

• Aceras m2: 1583997

• Metros lineales de calles: 428533

• Número de calles: 1.106

Superficie de las zonas verdes: 2.035.323,74

• Parque de Vallparadís y del Norte: 395.207,00

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